PRIVACYVERKLARING

1. INLEIDING

De Orde van advocaten bij de rechtbank Antwerpen, met maatschappelijke zetel te 2000 Antwerpen, Bolivarplaats 20 bus 15en met ondernemingsnummer 0700.380.283 (hierna: de “Balie Provincie Antwerpen”, “wij”, “ons”), hecht veel waarde aan privacy en zet zich daarom in om (persoons)gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en persoonsgegevens uitsluitend op een eerlijke en rechtmatige wijze te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (hierna: “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of "AVG"), alsmede alle toepasselijke huidige of toekomstige nationale wetgeving ter uitvoering of vervanging daarvan.

De website van Balie Provincie Antwerpen kan links naar andere websites bevatten waarover wij geen controle hebben. Balie Provincie Antwerpen is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de praktijken van andere websites. Als u deze websites via onze website bezoekt, dient u het privacybeleid van die websites te lezen, zodat u kunt begrijpen hoe zij uw informatie verzamelen, gebruiken en delen.

2. TOEPASSINGSGEBIED

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door (of aan) ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren. De Privacyverklaring is van toepassing op onze leden (advocaten, advocaat-stagiars, ere-advocaten, functiehouders), rechtszoekenden, gebruikers van de website, zakenpartners en andere contactpersonen.

Deze Privacyverklaring bevat essentiële informatie over de wijze waarop Balie Provincie Antwerpen, als verwerkingsverantwoordelijke, uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, inclusief voor welke doeleinden, voor hoe lang en wat uw rechten als betrokkene zijn. Mocht u na het zorgvuldig lezen van deze Privacyverklaring nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via privacy@balieprovincieantwerpen.be.

3. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als ieder gegeven waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. U kunt ons uw persoonsgegevens verstrekken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde rechtsgronden:

3.1 Beheer van advocaten (stagiairs + tableau-advocaten + ereadvocaten)

Doeleinde

Categorieën persoonsgegevens

Grondslag

    Beheer administratie van advocaten

Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, adres), leeftijd, geslacht, rijksregisternummer, financiële identificatiegegevens, diploma's en onderscheidingen, samenstelling van het gezin (heel occasioneel, bv. in het kader van een overlijden), KBO/BTW-nummer, opleiding en vorming (academisch curriculum, financiële gegevens m.b.t. opleidingen, beroepsbekwaamheid, professionele ervaring, lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties, publicaties) , beroep en betrekking (huidige betrekking, aanwerving, beëindiging van de betrekking, loopbaan, aanwezigheid en discipline, bezoldiging (bv. stagevergoedingen, functievergoedingen), evaluaties (stagiairs), vorming), beroepsactiviteiten (materies, nevenactiviteiten, zakenrelaties, detacheringen, mandaten, functies, ...), pasfoto bij inschrijving

    Wettelijke verplichting

Beheer stages, stageverplichtingen en stageovereenkomsten

Persoonlijke identifictiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum),
rijksregisternummer, nationaliteit, geslacht, geboorteplaats, contactgegevens (gsmnummer (privé), emailadres, adres), moedertaal, beroep en betrekking (voorafgaandelijke beroepsuitoefening, huidige beroep), financiële middelen (derdenrekening, ereloonrekening), financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer), diploma (type, graad, datum van uitreiking, taal), professionele gegevens (kantooradres, naam stagemeester, emailadres kantoor, telefoonnummer kantoor, balie van inschrijving)

   Wettelijke verplichting

Beheer van de advocatenkaart

Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres), contactgegevens (email, adres, telefoonnummer), identiteitskaart

Wettelijke verplichting

Beheer van administratie ereadvocaten

Persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke bijzonderheden (leeftijd, geslacht, ...), rijksregisternummer, financiële identificatiegegevens, financiële middelen, solvabiliteit (in kader van betaling baliebijdrage), financiële transacties (vb: baliebijdrage), beroepsactiviteiten (nevenactiviteiten, zakenrelaties, detacheringen, mandaten, functies, ...), diploma's en onderscheidingen, samenstelling van het gezin (heel occasioneel, bv. in het kader van een overlijden), beroep en betrekking.

  Wettelijke verplichting

3.2 Beheer van leveranciers en onderaannemers

Doeleinde

Categorieën persoonsgegevens

Grondslag

Beheer van leveranciers en onderaannemers

Persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, betalings- en facturatiegegevens (facture, bankrekeningnummer, betalingsmodaliteiten, beroepsactiviteiten

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst

3.3 Beheer van contacten met overheden en rechtbanken

Doeleinde

Categorieën persoonsgegevens

Grondslag

Beheer van de goede werking tussen advocaten en rechtbanken

Persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, beroepsactiviteiten
Voor magistraten:
wijze van functioneren in het kader van periodieke evaluaties, openbare mandaten, klachten, incidenten of ongevallen
Voor kandidaat-magistraten:
wijze van functioneren, beroepsbekwaamheid, academisch curriculum, professionele ervaring, publicaties, vaardigheden, vorming tot de functie, loopbaan, evaluatie

     Taak algemeen belang

  Periodieke evaluatie van magistraten

Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer), persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), beroep en bekwaamheid (functie, beroepsinformatie), leefgewoonten

   Gerechtvaardigd belang

3.4 Beheer van Bureau Juridische Bijstand (BJB)

Doeleinde

Categorieën persoonsgegevens

Grondslag

Beheer van klachten/geschillen van rechtszoekenden die informeel afgehandeld worden

Persoonlijke identificatiegegevens, financiële identificatiegegevens, gegevens inzake solvabiliteit (financiële hulp, bezittingen, huur- en verhuurgegevens) (in het kader van klachten tegen advocaten), financiële hulp, bijzonderheden betreffende de verzekeringen, bijzonderheden betreffende de geïste compensatie, beroep en betrekking, gerechtelijke gegevens (niet-strafrechtelijk)

 Wettelijke verplichting

Beheer juridische tweedelijnsbijstand, administratie van advocaat-vrijwilligers

Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), attest samenstelling gezin, geslacht, nationaliteit, identiteitskaart, persoonlijke bijzonderheden (leeftijd, geslacht, ...), rijksregisternummer/vreemdelingenregisternummer, financiële gegevens (nettoloon, werkloosheidsvergoeding, pensioen, ziektevergoeding, inkomsten uit zelfstandige activiteit, collectieve schuldenregeling/budgetbegeleiding, onderhoudsgeld, inkomsten uit onroerende goederen, inkomsten uit roerende goederen of geplaatst kapitaal), gegevens betreffende solvabiliteit (leningen, schulden, financiële hulp, bezittingen, huur- en verhuurgegevens, ...), loon en inkomsten, financiële transacties (vb: rekeninguittreksels), beroepsactiviteiten (materies, nevenactiviteiten, zakenrelaties, detacheringen, mandaten, functies, ...), gewoonten, levensstijl,  vrijetijdsactiviteiten en interesses, gegevens arbeidsongeschiktheid, gegevens betreffende de lichamelijke en psychische gezondheid, gegevens betreffende risicosituaties en -gedragingen, opleiding en vorming (academisch curriculum, financiële gegevens m.b.t. opleidingen, beroepsbekwaamheid, professionele ervaring, lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties, publicaties), beroep en betrekking, immigrantenstatuut

        Wettelijke verplichting

3.5 Marketing, communicatie, organisatie

Doeleinde

Categorieën persoonsgegevens

Grondslag

Nieuwsbrief: niet-wettelijke verplichte communicatie over zaken die gerelateerd zijn aan Balie  Provincie Antwerpen en haar leden

 Contactgegevens (email), persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), beroep

 Gerechtvaardigd belang

Nieuwsbrief: wettelijk verplichte mededelingen of officiële communicaties aan advocaten-leden zoals informatie over verkiezingen en berichten van de stafhouder

Contactgegevens (email), persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), beroep

   Wettelijke verplichting

Emailtracking: het verzamelen en analyseren van statistische gegevens omtrent het openen en lezen van de hierboven beschreven communicaties, zoals het feit of de e-mail ontvangen werd of gelezen, evenals van de acties die gebeuren naar aanleiding van het lezen van de e-mail, zoals doorklikken naar de websites

IP-adres, contactgegevens, metadata (waar mogelijk in geagregeerde/statistische vorm)

Gerechtvaadigd belang

 Beheer van de permanente vorming

Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), inschrijvingen, financiële transacties, financiële identificatiegegevens

  Wettelijke verplichting

Evenementen

Persoonlijke identificatiegegevens, inschrijvingen, financiële transacties, financiële identificatiegegevens, relatiegeschenken

Gerechtvaardigd belang

3.6 Beheer van de bibliotheek

Doeleinde

Categorieën persoonsgegevens

Grondslag

Beheer van de activiteit van de bibliotheek zoals de documentatiedienst, studiedienst, opzoekingen juridische publicaties, documenteleverantie

Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), beroep en functie, financiële gegevens (facturatieadres, bankrekeningnummer)

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst

3.7 Gevoelige categorieën van persoonsgegevens

In sommige gevallen verwerkt Balie Provincie Antwerpen gevoelige gegevens waarvoor de AVG een hogere bescherming biedt, zoals in de volgende situaties:

  • In het aanvraagformulier voor juridische tweedelijnsbijstand wordt gevraagd naar, onder andere, gegevens over arbeidsongeschiktheid, gegevens betreffende lichamelijke en psychologische gezondheid en gegevens over
  • Wanneer een lid van de balie veroordeeld wordt voor bepaalde rechtbanken ontvangt Balie Provincie Antwerpen hier een melding van.
  • Het ontvangen van klachten over leden van de Balie Provincie Antwerpen die gegevens bevatten betreffende arbeidsongeschiktheid, risicosituaties -en gedragingen, lichamelijke en psychische gezondheid, leefgewoonten (alcohol- en drugsmisbruik).

Ter rechtvaardiging van de verwerking van de gevoelige gegevens berust Balie Provincie Antwerpen op algemeen zwaarwegend belang (art. 9, 2, g) AVG). Voorts is het Balie Provincie Antwerpen toegestaan om gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen te verwerken op basis van art. 10 AVG.

4. BEWARING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben, behoudens voor de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.  

Gegevens van advocaten zullen na een termijn van tien jaar na de beëindiging van het lidmaatschap worden verwijderd, behoudens in het geval van een lopend geschil of in het geval van het lidmaatschap als ereadvocaat. Gegevens van onze leden-ereadvocaten zullen na een termijn van twee jaar na teruggave van de titel worden verwijderd.  

5. RECHTEN

In overeenstemming met en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de AVG beschikt u over de volgende rechten:

Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u verwerken.

Recht op rectificatie

U heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

Recht op gegevenswissing of beperking

U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in overeenstemming met de bepalingen van de AVG. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht van bezwaar

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerkingen van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Recht van intrekking van de toestemming

Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken.

Automatische beslissingen en profilering

Wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met Balie Provincie Antwerpen via het e-mailadres: privacy@balieprovincieantwerpen.be.

Indien u een klacht heeft over de manier waarop Balie Provincie Antwerpen uw persoonsgegevens verwerkt, gelieve ons dan te contacteren op bovenvermeld e-mailadres zodat wij tegemoet kunnen komen aan uw klacht. Indien u van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen de Balie Provincie Antwerpen geen gehoor zou vinden, kan u steeds een klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00
Fax. +32 (0)2 274 48 35
E-mail:  contact@apd-gba.be

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

6. DOORGIFTE AAN DERDEN

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derden. Uw persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden doorgegeven aan derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, verzekeringsmaatschappijen, etc., teneinde onze goede werking en de goede werking van onze systemen te garanderen.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan (andere) advocaten, rechtszoekenden (in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand), organisaties in directe relatie met de  Balie Provincie Antwerpen, en eventueel aan het gerecht en politiediensten indien noodzakelijk of wettelijk verplicht.  

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Indien er sprake is van een internationale doorgifte naar een derde land waar geen adequaat gegevensbeschermingsniveau aanwezig is, zullen wij in overeenstemming met de AVG de passende waarborgen treffen zodat deze doorgifte rechtmatig verloopt.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden waarvoor zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U erkent dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

7. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een passend beveiligingsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

8. NOG VRAGEN?

Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met Balie Provincie Antwerpen via het e-mailadres:privacy@balieprovincieantwerpen.be, hetzij per post naar Bolivarplaats 20 bus 15, 2000 Antwerpen.    

9. WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken naar aanleiding van wijzigingen in onze praktijken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving. Wij zullen dit doen door de bijgewerkte versie op deze website te plaatsen. Betekenisvolle wijzigingen zullen op onze webpagina worden gemeld. Niettemin raden wij u aan onze Privacyverklaring regelmatig te lezen.